Flow-planning

Het Flow-Planingsproces

Bouwen is samenwerken en de planning kan de olie in de samenwerking zijn. 7Scope heeft op basis van jaren ervaring het Flow-planningsproces ontwikkeld. Flow staat voor beweging, flexibiliteit en het ontwikkelen van flow in het team. Kernbegrippen daarin zijn snelheid, inzicht en bovenal eigenaarschap.

Als uitkomst van het planningsproces moeten teams de juiste actie ondernemen op het juiste moment, de planning is slechts een hulpmiddel. Mensen komen het beste in beweging als ze eigenaarschap voelen. De teams en de individuele teamleden moeten zich dus eigenaar voelen van hun deel van de planning. Eigenaarschap wordt gevoeld als mensen hun eigen verantwoordelijkheid mogen nemen en zelf invulling mogen geven aan hun werk. In het Flow-planningsproces is elk team volledig eigenaar van zijn eigen planning.

Verder doen zich tijdens alle maak-processen continu onverwachte zaken voor. Elk individueel risico kunnen we niet voorspellen, maar één ding weten we zeker, er zullen zich vele risico’s voordoen. In het Flow-planningsproces zien wij risico’s dan ook niet als risico, maar als werk wat beheerst moet worden. Door al deze ingrediënten in een afgestemd proces te gieten weet men wat van elkaar verwacht kan worden en ontstaat er een geoliede machine om het project te beheersen.

Stap 1: de taal

Om snel te kunnen werken moeten we elkaars “taal” kennen. Wat verstaan we onder een Baseline, een Deadline,  Current Schedule en TotalFloat, welke Levels zijn er, wat vertelt de TotalFloat ons.  Hoe moeten de verschillende rapportagemiddelen zoals een Delta Chart en Voortgangs Analyse Planning gelezen worden, hoe wordt het voortgangsoverleg vorm gegeven en wat houdt het coördinerend planningsoverleg in.

Stap 2: de structuur

Output is leading, de output bepaalt dus “The Way of Working”. Voor het mobiliseren van eigenaarschap zijn de teams volledig vrij hun eigen planning te bepalen. Door te werken met vaste mijlpalen worden de clashes tussen wat “kan” en wat “zou moeten” in beeld gebracht. De planning is van de teams, de mijlpalen zijn van het kernteam/de planner. Door de discussie over de uitdagingen op het juiste niveau te voeren komt men samen tot oplossingen, voortdurend met respect voor ieders belangen.

In elk project zijn de 2 belangrijkste stakeholders opdrachtgever en opdrachtnemer. Beiden hebben hetzelfde belang, het op tijd opleveren van het project, alleen beiden hebben een andere informatiebehoefte. In de praktijk zien we goede resultaten in het werken met 2 planningen. De Contract Planning voor lange termijn en de communicatie met de klant en de Interne Planning voor het beheersen van het project op de korte termijn.

De ContractPlanning, voortkomend uit de aanbiedingsplanning, is een gesloten netwerk uitgewerkt voor het hele project. Dit is zeg maar het budget aan tijd, heeft geeft hoger abstractieniveau dan de InternePlanning en geeft de doorkijk naar de eindmijlpalen. De InternePlanning is van de teams -zij bepalen de inhoud- en hierop wordt in detail op de korte termijn actief gestuurd. De InternePlanning wordt gefaseerd opgezet en is niet tot het einde compleet. Elk deelproces loopt naar een vaste mijlpaal (bepaald vanuit de ContractPlanning) en door de speling (TotalFloat) naar die vaste tussenmijlpaal te analyseren, weet je waar geoptimaliseerd of bijgestuurd moet worden. Het toepassen van vaste mijlpalen heeft tevens als voordeel dat overige planningsdelen niet beïnvloed worden door een verschuiving in een eerder planningspad. Beide netwerken zijn gelijk qua voortgang en contractmijlpalen, daartussen mogen ze verschillen.

Stap 3: het proces

Niemand kan in de toekomst kijken, je kunt een planning alleen beheersen door continu bij te sturen. En om de richting te kunnen bepalen waarin je moet bijsturen moet je weten waar nu je staat, met andere woorden moet de voortgang van vandaag bekend zijn. In het Flow-planningsproces is het proces van meten-bijsturen-meten-bijsturen een essentieel onderdeel van de projectbeheersing. Voor de meeste projecten werkt een interval van 2-weken goed. Aan het einde van de week vindt het voortgangsoverleg plaats, waarin de belangrijkste verantwoordelijken (de “eigenaren” van planningsregels) live de voortgang opgeven. De dag erop maakt de planner de analyse en aan het begin van de nieuwe periode worden alle clashes besproken in het coördinerend planningsoverleg. Resultaat is dat zeer snel, direct aan het begin van de nieuwe periode alle beheersmaatregelen én hun eigenaars bekend zijn.

Door 2-wekelijks met de belangrijkste stakeholders de planning door te lopen wordt het eigenaarschap vergroot en door dit gezamenlijk live te doen worden informeel al vele oplossingen gevonden voor raakvlakken tussen disciplines. Door in de Voortgangs Analyse Planning in kort bestek te focussen op de clashes wordt het inzicht gegeven.

 

Snelheid, inzicht en eigenaarschap, daar draait het dus om en waar gewone beheersmaatregelen niet afdoende zijn, moet geoptimaliseerd worden. Dat kan door middel van Lean en/of door middel het in teamverband optimaliseren van de faseringsplannen. Door gebruik te maken van 2 netwerken kan het opzetten van de planning gelijk lopen met het beheersen en zonodig optimaliseren van de planning . Gevolg is dat een planning dus niet “af” hoeft te zijn om te kunnen starten met beheersen en dat beheersen en optimaliseren gelijktijdig kunnen plaats vinden. Ook dit levert een aanzienlijke tijdswinst op.

Snelheid, inzicht en eigenaarschap, daar draait het dus om en waar gewone beheersmaatregelen niet afdoende zijn, moet geoptimaliseerd worden. Dat kan door middel van Lean en/of door middel het in teamverband optimaliseren van de faseringsplannen. Door gebruik te maken van 2 netwerken kan het opzetten van de InternePlanning gelijk lopen met het beheersen en het zonodig het optimaliseren ervan. Gevolg is dat een planning dus niet “af” hoeft te zijn om te kunnen starten met beheersen en dat  beheersen en optimaliseren gelijktijdig kunnen plaats vinden. Ook dit levert een aanzienlijke tijdswinst op.

Door gestructureerd voortgang te verwerken, de analyse daaruit op het juiste niveau te bespreken, beheersmaatregelen te nemen en in de volgende voortgang weer te meten of de beheersmaatregelen het gewenste effect hebben kan elk project beheerst worden. In het Flow-planningsproces is de planning is geen rapportagemiddel maar het directe stuur op het werk.

Flow-Planning betekent:

  • Altijd accurate stand van de huidige -flow- situatie
  • Een planning die leeft binnen het team
  • Voortgang wordt flow verwerkt